Tiedonhallinnan ohjaus on enemmän toiminnanohjausta kuin arkistointia, koska sen tarkoitus ei ole vain säilyttää tietoa jälkikäteen, vaan varmistaa, että tieto syntyy, liikkuu, säilyy, löytyy ja poistuu hallitusti osana organisaation päivittäistä toimintaa.
Arkistointi painottuu usein kysymykseen:
“Mitä tiedoille tehdään, kun asia on käsitelty?”
Tiedonhallinnan ohjaus kysyy jo paljon aikaisemmin:
“Miten toiminta järjestetään niin, että oikea tieto syntyy oikeassa paikassa, oikeassa muodossa, oikeille ihmisille ja oikeaan aikaan?”
Se liittyy esimerkiksi siihen, miten prosessit kuvataan, kuka vastaa tiedosta, missä järjestelmissä tietoa käsitellään, miten käyttöoikeudet määritellään, miten tietosuoja ja tietoturva huomioidaan, miten tieto on löydettävissä ja miten päällekkäinen tai virheellinen tiedon käsittely vältetään.
Siksi tiedonhallinnan ohjaus vaikuttaa suoraan työnkulkuun, päätöksentekoon, palvelujen laatuun, vastuiden jakautumiseen ja organisaation kykyyn johtaa omaa toimintaansa. Arkistointi on yksi osa tätä kokonaisuutta, mutta se on vain tiedon elinkaaren loppupään näkökulma.
Ytimekkäästi:
Arkistointi hallitsee asiakirjojen säilyttämistä.
Tiedonhallinnan ohjaus hallitsee toimintaa, jossa tieto syntyy ja jossa sitä käytetään.
Siksi tiedonhallinta ei ole pelkkä tukitoiminto tai arkiston tehtävä, vaan osa organisaation johtamista ja toiminnan kehittämistä.
Miten teidän organisaatiossa ? Ymmärretäänkö tiedonhallinnanohjaus toiminnan ja hallinnon kehittämisenä vai arkistointina.