Kategoria: Tmi Kietikka

Työskennellessäni pitkään kunnallishallinnon ja tiedonhallinnan parissa olen nähnyt, miten suuri merkitys oikealla tiedolla ja sen ymmärtämisellä on päätöksenteossa. Hallinnossa yksittäinen puuttuva tieto, väärin tulkittu ohje tai vanhentunut käytäntö voi johtaa virheellisiin päätöksiin, epäselviin prosesseihin tai pahimmillaan luottamuksen heikkenemiseen.

Tietämättömyyden vaarat eivät yleensä näy heti. Ne ilmenevät viiveellä: tehottomina toimintatapoina, turhina ristiriitoina tai päätöksinä, joita joudutaan myöhemmin korjaamaan.

Siksi tiedonhallinta, asianhallinta ja avoin tiedonkulku eivät ole vain hallinnollisia tukitoimia. Ne ovat keskeinen osa toimivaa organisaatiota ja hyvää johtamista. Kun tieto on löydettävissä, ymmärrettävää ja ajantasaista, myös päätöksenteko paranee.

Yli 29 vuoden kokemus kunnallishallinnon tehtävistä on vahvistanut omaa näkemystäni siitä, että tiedolla johtaminen ja systemaattinen tiedonhallinta ovat organisaation kestävän kehittämisen perusta.

Tietämättömyyttä ei poisteta sattumalta. Se poistetaan rakentamalla rakenteita, osaamista ja kulttuuria, jossa tieto kulkee ja sitä myös osataan käyttää.

Millaisia kokemuksia teillä on siitä, miten tiedon puute on vaikuttanut organisaation toimintaan – tai miten se on onnistuttu kääntämään vahvuudeksi?

Se on kykyä tarkastella kriittisesti olemassa olevia toimintamalleja, tunnistaa kehittämiskohteet ja rakentaa hallinto, joka palvelee kuntalaisia entistä vaikuttavammin, läpinäkyvämmin ja sujuvammin.

Olen saanut työskennellä kunnallishallinnon vaativissa tehtävissä yli 29 vuoden ajan neljässä eri kunnassa sekä toimia hallinnon esihenkilönä ja määräaikaisena hallintojohtajana ja hallintopäällikkönä. Kokemukseni kattaa muun muassa hallintosääntöjen uudistamisen, toimielinprosessien kehittämisen, tiedonhallintamallien laatimisen sekä asianhallinnan kokonaisvaltaisen kehittämisen . Näissä tehtävissä olen nähnyt, että onnistunut hallinnon uudistaminen edellyttää kolmea keskeistä tekijää: rakenteellista selkeyttä, toimivia prosesseja ja osaavaa henkilöstöä.

Hallintosäännön uudistaminen on usein hallinnon kehittämisen ytimessä. Se ei ole pelkkä juridinen asiakirja, vaan johtamisen väline. Kun toimivaltuudet, vastuut ja prosessit määritellään selkeästi, päätöksenteko nopeutuu, vastuut kirkastuvat ja organisaation toimintavarmuus paranee. Uudistustyössä korostuu kyky sovittaa yhteen lainsäädäntö, organisaation strategiset tavoitteet ja arjen käytännöt.

Tiedonhallinta on toinen keskeinen uudistamisen osa-alue. Digitaalinen toimintaympäristö, lisääntyvät tietosuojavaatimukset ja tiedolla johtamisen merkitys edellyttävät systemaattista otetta. Olen viime vuosina kehittänyt useissa kunnissa tiedonhallintamalleja ja tiedonohjaussuunnitelmia sekä kouluttanut henkilöstöä ymmärtämään tiedon elinkaaren hallintaa osana päivittäistä työtä . Tiedonhallinnan kehittäminen ei ole irrallinen projekti, vaan strateginen investointi parempaan päätöksentekoon.

Hallinnon uudistaminen tarkoittaa myös kulttuurin muutosta. Se edellyttää avointa vuoropuhelua luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden välillä, henkilöstön osallistamista sekä rohkeutta tarkastella kriittisesti totuttuja toimintatapoja. Pitkä kokemukseni toimielintyöskentelystä, esityslistaprosesseista, muutoksenhakuohjeiden päivittämisestä sekä vaalien järjestämisestä on opettanut, että selkeät prosessit luovat turvallisuutta – ja turvallisuus mahdollistaa kehittämisen.

YAMK-tutkintoni liiketoiminnan kehittämisestä sekä tuotekehitystyön erikoisammattitutkinto ovat vahvistaneet osaamistani erityisesti palvelumuotoilun, tuotteistamisen ja proaktiivisen kehittämisen näkökulmista . Näitä oppeja voidaan soveltaa myös julkiseen hallintoon: palvelut ja prosessit voidaan muotoilla käyttäjälähtöisesti, mitattavasti ja jatkuvasti kehittyviksi.

Hallinnon uudistaminen ei ole kertaluonteinen hanke, vaan jatkuva prosessi. Se vaatii kokemusta, kokonaisuuksien hallintaa ja kykyä yhdistää strateginen näkemys käytännön toteutukseen. Parhaimmillaan uudistettu hallinto ei näy organisaation sisäisenä projektina, vaan kuntalaisille sujuvina palveluina, selkeänä päätöksentekona ja vahvana luottamuksena julkiseen toimintaan.

Kehittämismyönteisyys, vastuunkantokyky ja laaja-alainen kokemus antavat vahvan pohjan hallinnon uudistamiselle. Muutos ei ole uhka – se on mahdollisuus rakentaa entistä vaikuttavampi, kestävämpi ja tulevaisuuteen suuntautunut kunta.

Sivutoimista yrittäjyyttä jo 3 vuotta täynnä – 31.1.2026

Haluatko tietää kuntasi tiedonhallinnan nykytilan ja kehityskohteet?
Tiedonhallinnan nykytila-arvio antaa selkeän yleiskuvan siitä, miten tiedonhallinta kunnassanne tällä hetkellä toimii – ilman, että sukelletaan vielä käytännön toteutuksiin tai raskaisiin kehitysprojekteihin.

Nykytila-arvio auttaa hahmottamaan kokonaisuutta: mitä jo tehdään hyvin, missä on epäselvyyksiä ja mitkä asiat olisi hyvä ottaa tarkempaan tarkasteluun jatkossa. Se toimii keskustelunavaajana ja tukena päätöksenteolle silloin, kun halutaan ymmärtää lähtötilanne ennen seuraavia askeleita.

Mitä tiedonhallinnan nykytila-arvio tarjoaa?

• Yleistason näkymän kuntasi tiedonhallinnan tilanteeseen
• Tunnistetut kehityskohteet ilman sitoutumista välittömiin toimenpiteisiin
• Yhteisen ymmärryksen tiedonhallinnan kokonaisuudesta
• Hyvän pohjan jatkosuunnittelulle ja priorisoinnille

Tiedonhallinnan nykytila-arvio on kevyt mutta hyödyllinen tapa pysähtyä hetkeksi ja katsoa, missä ollaan nyt – ja mihin suuntaan olisi järkevää edetä.

Haluatko tietää kuntasi tiedonhallinnan nykytilan ja kehityskohteet?
Nykytila-arvio on helppo ja hallittu tapa aloittaa.

Saatavilla nyt myös Kietikan verkkokaupasta.

Hallinnon sujuvuus ei synny sattumalta. Se rakentuu huolellisesta valmistelusta, täsmällisestä dokumentaatiosta ja kyvystä nähdä kokonaisuudet yksityiskohtien takaa. Asiantuntijasihteeripalveluni vastaa juuri tähän tarpeeseen: se tuo hallintoon rakennetta, varmuutta ja tehokkuutta silloin, kun päätöksenteon laatu ja luotettavuus ovat keskiössä.

Tarjoamani sihteeripalvelu perustuu vahvaan hallinnon, tiedonhallinnan ja asiakirjahallinnan osaamiseen sekä pitkään kokemukseen vaativasta kokoussihteerityöstä. Huolehdin siitä, että asiakirjat ovat sisällöllisesti oikein, rakenteellisesti selkeitä ja organisaation vaatimusten mukaisia. Hyvin hoidettu dokumentaatio ei ole vain lakisääteinen velvollisuus, vaan keskeinen osa toimivaa johtamista ja hyvää hallintoa.

Vastaan kokousten valmistelusta, esityslistojen ja pöytäkirjojen laadinnasta sekä päätösten täytäntöönpanon seurannasta. Tavoitteeni on, että päätökset ovat ymmärrettäviä, helposti löydettävissä ja aidosti hyödynnettävissä myös pitkällä aikavälillä. Ennakoiva ja järjestelmällinen työskentelytapani varmistaa, että kokonaisuus pysyy hallinnassa eikä mikään olennainen jää huomaamatta.

Asiantuntijasihteeripalvelu vapauttaa johdon ja asiantuntijoiden aikaa ydintehtäviin. Kun hallinnon tukirakenne toimii, päätöksenteko on sujuvaa, vastuut selkeitä ja organisaation arki tehokasta. Työskentelen itsenäisesti ja luotettavasti, mutta aina tiiviissä yhteistyössä asiakkaan kanssa, toimintaympäristö ja tarpeet ymmärtäen.

Kun tarvitset hallintoon kokeneen ammattilaisen, joka hallitsee sekä yksityiskohdat että kokonaisuudet, asiantuntijasihteeripalveluni on varma ja kustannustehokas ratkaisu. Se tuo selkeyttä, jatkuvuutta ja varmuutta organisaatiosi päätöksenteon tueksi.

Kunnissa tulee säännöllisesti vastaan tilanteita, joissa tarvitaan nopeaa sparrausta, varmistusta tai kokenutta keskustelukumppania. Kaikkiin kysymyksiin ei tarvita laajaa selvitystä tai pitkää konsultointiprojektia – usein ratkaisu löytyy yhteisestä pohdinnasta ja asioiden jäsentämisestä kokeneen asiantuntijan kanssa.

Tarjoamani etäkonsultointi vastaa juuri tähän tarpeeseen. Se on joustavaa ja matalan kynnyksen tukea esimerkiksi hallinnon, tiedonhallinnan, toimielintyöskentelyn tai päätöksenteon valmistelun kysymyksiin. Keskustelu voi koskea yksittäistä pulmatilannetta, menettelytapojen varmistamista tai vaihtoehtojen punnintaa ennen päätöksentekoa.

Pitkä kokemukseni kunnallishallinnon vaativista tehtävistä antaa vahvan pohjan sparraukselle. Tunnen kunnallisen toimintaympäristön realiteetit, vastuut ja aikapaineet, ja pystyn tarjoamaan käytännönläheisiä näkemyksiä nopeasti ja selkeästi.

Etäkonsultoinnin etuna on helppous ja kustannustehokkuus. Kunta saa käyttöönsä kokeneen asiantuntijan juuri silloin, kun tarve on ajankohtainen. Sparraus lisää varmuutta, tukee valmistelutyötä ja auttaa tekemään perusteltuja ratkaisuja ilman, että asioita tarvitsee jäädä pohtimaan yksin.

Jos kunnassanne on tilanne, jossa nopea asiantuntijatuki helpottaisi eteenpäin pääsyä, keskustelen mielelläni.

Joulut ja uudet vuodet on vietetty ”akkuja lataillen” ja tammikuu 2026 on jo hyvässä vauhdissa.
Vuoden 2026 suunnittelu sai reippaan lähdön, kun istuimme puolipäivää kahden yksinyrittäjän kanssa suunnittelemassa meidän kaikkien yritystoimintaa.
Nyt on aika työstää niitä eteenpäin, mutta kuulette kyllä niistä, kun on aika kertoa.
Hyvää alkanutta vuotta 2026 teille kaikille ja ollaan yhteyksissä.

Julkishallinnossa puhutaan paljon digitalisaatiosta, tiedolla johtamisesta ja tehokkuudesta. Silti yksi keskeinen perusta jää usein varjoon: tiedonohjaus. Se nähdään edelleen helposti arkistotoimen tai asianhallinnan teknisenä detaljina, ei strategisena johtamisen ja toiminnan mahdollistajana. Tämä näkökulma on paitsi kapea myös kallis – sekä taloudellisesti että toiminnallisesti.

Pitkän kunnallishallinnon käytännön kokemuksen perusteella voidaan todeta, että tiedonohjauksen merkitystä ei jätetä ymmärtämättä pahantahtoisuutta, vaan rakenteellisten ja kulttuuristen syiden vuoksi .

Tiedonohjaus mielletään yhä tukitoiminnoksi

Yksi keskeinen syy ymmärryksen puutteeseen on historiallinen painolasti. Asiakirjahallinta, arkistointi ja tiedonohjaus ovat perinteisesti sijoittuneet hallinnon tukipalveluihin. Kun toiminta on ollut pitkälti paperipohjaista ja prosessit hitaita, tiedon elinkaaren hallintaa ei ole tarvinnut tarkastella strategisena kokonaisuutena.

Digitalisaatio on kuitenkin muuttanut kaiken. Tietoa syntyy valtavia määriä, useissa järjestelmissä ja yhä useammin prosessien sivutuotteena. Silti tiedonohjaus mielletään monessa organisaatiossa edelleen jälkikäteiseksi luokitteluksi tai pakolliseksi lain velvoitteeksi – ei toiminnan ja päätöksenteon mahdollistajaksi.

Vastuu on hajautunut, omistajuus puuttuu

Julkishallinnossa tiedonhallinnan vastuut jakautuvat usein usealle taholle: IT vastaa järjestelmistä, hallinto prosesseista, toimialat sisällöstä ja johto strategiasta. Kun tiedonohjauksella ei ole selkeää omistajaa, se jää helposti kaikkien ja ei kenenkään vastuulle.

Ilman vahvaa johdon tukea ja ymmärrystä tiedonohjaus typistyy yksittäisiksi dokumenteiksi – tiedonohjaussuunnitelmiksi ja malleiksi, jotka kyllä laaditaan, mutta joita ei aidosti hyödynnetä arjessa. Tällöin menetetään juuri se hyöty, jonka vuoksi tiedonohjausta ylipäätään tehdään: hallittu, löydettävä, luotettava ja hyödynnettävä tieto.

Lainsäädäntö nähdään minimivaatimuksena, ei mahdollisuutena

Tiedonhallintalaki, julkisuuslainsäädäntö ja arkistolainsäädäntö nähdään usein pakollisena taakkana. Organisaatiot keskittyvät täyttämään vähimmäisvaatimukset, jotta ”ollaan lain mukaisia”. Harvemmin pysähdytään pohtimaan, miten sama sääntely voisi toimia kehittämisen välineenä.

Hyvin toteutettu tiedonohjaus tukee avoimuutta, tietoturvaa, riskienhallintaa ja tiedolla johtamista. Se auttaa myös resurssien kohdentamisessa: kaikkea tietoa ei tarvitse säilyttää ikuisesti, eikä kaikkea tarvitse tuottaa samalla tarkkuudella. Tämä ajattelu vaatisi kuitenkin strategista otetta, jota julkishallinnossa ei vielä riittävän laajasti ole.

Osaamista on, mutta sitä ei hyödynnetä

Julkishallinnossa työskentelee runsaasti kokeneita tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistotoimen asiantuntijoita. He tuntevat lainsäädännön, prosessit ja käytännön ongelmat. Liian usein heidän roolinsa jää kuitenkin operatiiviseksi: ohjeistetaan, koulutetaan ja korjataan virheitä, mutta ei osallistuta aidosti toiminnan ja rakenteiden kehittämiseen.

Kun tiedonohjauksen asiantuntijat otettaisiin mukaan jo prosessien, järjestelmien ja palveluiden suunnitteluvaiheessa, vältettäisiin monia myöhempiä ongelmia. Tämä vaatisi kuitenkin ajattelutavan muutosta: tiedonohjaus ei ole loppupään kontrolli, vaan alkupään mahdollistaja.

Tie eteenpäin kulkee johtamisen kautta

Julkishallinto ei tule ymmärtämään tiedonohjauksen merkitystä ennen kuin se kytketään selkeästi johtamiseen ja strategiaan. Tiedonohjaus on pohja tiedolla johtamiselle, digitalisaatiolle ja toiminnan vaikuttavuudelle. Ilman sitä organisaatio rakentaa päätöksentekonsa hajanaiselle ja osin hallitsemattomalle tiedolle.

Tarvitaan rohkeutta nostaa tiedonohjaus pois marginaalista, antaa sille selkeä omistajuus ja asema sekä nähdä se investointina, ei kulueränä. Kun tämä oivallus syntyy, julkishallinto voi aidosti siirtyä reaktiivisesta hallinnasta ennakoivaan ja vaikuttavaan toimintaan.

Tiedonohjaus ei ole menneisyyden jäänne. Se on julkishallinnon tulevaisuuden kriittinen kivijalka.