Hallinnon ja tiedonhallinnan asiantuntijapalvelut; koulutus, konsultointi ja suunnittelu

Julkishallinnossa puhutaan paljon digitalisaatiosta, tiedolla johtamisesta ja tehokkuudesta. Silti yksi keskeinen perusta jää usein varjoon: tiedonohjaus. Se nähdään edelleen helposti arkistotoimen tai asianhallinnan teknisenä detaljina, ei strategisena johtamisen ja toiminnan mahdollistajana. Tämä näkökulma on paitsi kapea myös kallis – sekä taloudellisesti että toiminnallisesti.

Pitkän kunnallishallinnon käytännön kokemuksen perusteella voidaan todeta, että tiedonohjauksen merkitystä ei jätetä ymmärtämättä pahantahtoisuutta, vaan rakenteellisten ja kulttuuristen syiden vuoksi .

Tiedonohjaus mielletään yhä tukitoiminnoksi

Yksi keskeinen syy ymmärryksen puutteeseen on historiallinen painolasti. Asiakirjahallinta, arkistointi ja tiedonohjaus ovat perinteisesti sijoittuneet hallinnon tukipalveluihin. Kun toiminta on ollut pitkälti paperipohjaista ja prosessit hitaita, tiedon elinkaaren hallintaa ei ole tarvinnut tarkastella strategisena kokonaisuutena.

Digitalisaatio on kuitenkin muuttanut kaiken. Tietoa syntyy valtavia määriä, useissa järjestelmissä ja yhä useammin prosessien sivutuotteena. Silti tiedonohjaus mielletään monessa organisaatiossa edelleen jälkikäteiseksi luokitteluksi tai pakolliseksi lain velvoitteeksi – ei toiminnan ja päätöksenteon mahdollistajaksi.

Vastuu on hajautunut, omistajuus puuttuu

Julkishallinnossa tiedonhallinnan vastuut jakautuvat usein usealle taholle: IT vastaa järjestelmistä, hallinto prosesseista, toimialat sisällöstä ja johto strategiasta. Kun tiedonohjauksella ei ole selkeää omistajaa, se jää helposti kaikkien ja ei kenenkään vastuulle.

Ilman vahvaa johdon tukea ja ymmärrystä tiedonohjaus typistyy yksittäisiksi dokumenteiksi – tiedonohjaussuunnitelmiksi ja malleiksi, jotka kyllä laaditaan, mutta joita ei aidosti hyödynnetä arjessa. Tällöin menetetään juuri se hyöty, jonka vuoksi tiedonohjausta ylipäätään tehdään: hallittu, löydettävä, luotettava ja hyödynnettävä tieto.

Lainsäädäntö nähdään minimivaatimuksena, ei mahdollisuutena

Tiedonhallintalaki, julkisuuslainsäädäntö ja arkistolainsäädäntö nähdään usein pakollisena taakkana. Organisaatiot keskittyvät täyttämään vähimmäisvaatimukset, jotta ”ollaan lain mukaisia”. Harvemmin pysähdytään pohtimaan, miten sama sääntely voisi toimia kehittämisen välineenä.

Hyvin toteutettu tiedonohjaus tukee avoimuutta, tietoturvaa, riskienhallintaa ja tiedolla johtamista. Se auttaa myös resurssien kohdentamisessa: kaikkea tietoa ei tarvitse säilyttää ikuisesti, eikä kaikkea tarvitse tuottaa samalla tarkkuudella. Tämä ajattelu vaatisi kuitenkin strategista otetta, jota julkishallinnossa ei vielä riittävän laajasti ole.

Osaamista on, mutta sitä ei hyödynnetä

Julkishallinnossa työskentelee runsaasti kokeneita tiedonhallinnan, asianhallinnan ja arkistotoimen asiantuntijoita. He tuntevat lainsäädännön, prosessit ja käytännön ongelmat. Liian usein heidän roolinsa jää kuitenkin operatiiviseksi: ohjeistetaan, koulutetaan ja korjataan virheitä, mutta ei osallistuta aidosti toiminnan ja rakenteiden kehittämiseen.

Kun tiedonohjauksen asiantuntijat otettaisiin mukaan jo prosessien, järjestelmien ja palveluiden suunnitteluvaiheessa, vältettäisiin monia myöhempiä ongelmia. Tämä vaatisi kuitenkin ajattelutavan muutosta: tiedonohjaus ei ole loppupään kontrolli, vaan alkupään mahdollistaja.

Tie eteenpäin kulkee johtamisen kautta

Julkishallinto ei tule ymmärtämään tiedonohjauksen merkitystä ennen kuin se kytketään selkeästi johtamiseen ja strategiaan. Tiedonohjaus on pohja tiedolla johtamiselle, digitalisaatiolle ja toiminnan vaikuttavuudelle. Ilman sitä organisaatio rakentaa päätöksentekonsa hajanaiselle ja osin hallitsemattomalle tiedolle.

Tarvitaan rohkeutta nostaa tiedonohjaus pois marginaalista, antaa sille selkeä omistajuus ja asema sekä nähdä se investointina, ei kulueränä. Kun tämä oivallus syntyy, julkishallinto voi aidosti siirtyä reaktiivisesta hallinnasta ennakoivaan ja vaikuttavaan toimintaan.

Tiedonohjaus ei ole menneisyyden jäänne. Se on julkishallinnon tulevaisuuden kriittinen kivijalka.

Olen Minna-Liisa Mäkilä, pitkän linjan hallinnon ja tiedonhallinnan asiantuntija, jonka työ perustuu yli 29 vuoden kokemukseen neljästä eri kunnasta sekä tuoreeseen, moderniin otteeseen kehittämisestä ja tiedolla johtamisesta. Taustallani on YAMK-tason liiketoiminnan kehittämisen koulutus, tuotekehitystyön erikoisammattitutkinto sekä vahva ammatillinen identiteetti hallinnon, tiedonhallinnan, asiakirjahallinnan ja prosessikehittämisen asiantuntijana ja kouluttajana.

Olen työskennellyt laaja-alaisesti kuntaorganisaatioiden keskeisissä hallintotehtävissä: mm. hallintojohtajana, hallintopäällikkönä, hallinnon kehittämispäällikkönä, tiedonhallinnan asiantuntijana ja asianhallintasihteerinä. Työni on aina ollut lähellä tiedon, prosessien ja päätöksenteon ydintä – siellä, missä kunnan toiminta saa rakenteensa ja suuntansa.

Sivutoiminen yrittäjyys, Tmi Kietikka, on tuonut tähän kokonaisuuteen uuden ulottuvuuden. Teen hallinnon, tiedonhallinnan, asiakirjahallinnan ja asianhallinnan koulutus-, konsultointi- ja kehittämistyötä asiakaslähtöisesti ja vaikuttavasti. Yrittäjänä olen pystynyt hyödyntämään koko vuosikymmenten kokemukseni uudella intensiteetillä ja näkökulmalla.

Miten teen työtäni sivutoimisena yrittäjänä – ja kuinka se eroaa perinteisestä kuntatyöstä?

Sivutoimisena yrittäjänä työskentelyssä näkyy vahvasti se, kuka olen ammattilaisena: oma-aloitteinen, kehittämismyönteinen, laaja-alaisesti ajatteleva ja käytännönläheinen. Erot perinteiseen kuntatyöhön ovat selkeitä, mutta samalla täydentäviä.

1. Vapaus nähdä kokonaisuus – ja velvollisuus tarttua olennaiseen

Kuntatyössä hallinnon ja tiedonhallinnan roolit ovat usein sidottuja organisaation rakenteisiin ja poliittisiin prosesseihin. Sivutoimisena yrittäjänä minulla on mahdollisuus katsoa asioita laajemmin ja tehdä rohkeampia suosituksia, koska toimintaa ei rajoita samanlainen hierarkia.

Asiakkaani arvostavat sitä, että tuon pöytään näkemyksen, joka pohjautuu kokemukseen neljästä eri kunnasta, eri järjestelmistä ja erilaisista toimintakulttuureista. Voin yhdistää parhaat käytännöt ja sovittaa ne ketterästi juuri heidän tarpeisiinsa.

2. Ketterä, oppiva ja joustava työote

Kuntatyössä muutokset ovat usein hitaita ja prosessit raskaita. Sivutoimisena yrittäjänä toimin nopeasti, ideoin ja tuon asiakkaalle ratkaisuja, jotka ovat toteutettavissa käytännössä ilman monimutkaista hallinnollista kerrosta.

Tuotekehitystyön erikoisammattitutkinnosta saatu osaaminen tukee tätä erityisen hyvin. Hyödynnän palvelumuotoilua, käyttäjälähtöistä kehittämistä ja systemaattista tuotteistamista – asioita, jotka kunnissa ovat vasta nousemassa laajempaan käyttöön.

3. Vastuu laadusta, vaikuttavuudesta ja asiakkaan onnistumisesta

Sivutoiminen yrittäjyys tekee työstä konkreettisemmin tuloksellista. Jokainen toimeksianto on mahdollisuus luoda arvoa asiakkaalle: parantaa prosessia, selkeyttää ohjeistusta, ratkaista tiedonhallinnan haaste tai vahvistaa organisaation osaamista koulutuksella.

Siinä missä kuntaorganisaatiossa vastuu jakautuu, sivutoimisena yrittäjänä vastuu onnistumisesta on täysin minun – ja se näkyy tekemisessä tarkkuutena, valmistautumisena ja selkeytenä.

4. Kouluttajan ja konsultin rooli tuo työn ytimeen innostamisen

Sivutoiminen yrittäjyys on antanut lisää uusia mahdollisuuksia toimia kouluttajana. Kunnan sisällä koulutus on usein sidottu ajankohtaisiin hankkeisiin tai lakimuutoksiin. Sivutoimisena yrittäjänä voin syventyä laajemmin siihen, miten osaamista rakennetaan ja miksi tietyt periaatteet ovat tärkeitä hallinnon ja tiedonhallinnan onnistumisessa.

Koulutuksissani haluan ennen kaikkea tehdä monimutkaisesta ymmärrettävää ja tuoda hallinnon työn merkityksen näkyväksi – rakentaa oivalluksia, ei vain ohjeistaa.

5. Kokemus kunnista vahvistaa uskottavuutta yrittäjänä

Olen tehnyt lähes kaikki samat tehtävät, joihin nyt tarjoan ratkaisuja: tiedonhallintamalleja, tiedonohjaussuunnitelmia, hallintosääntöjä, päätöksentekoprosesseja, vaaliorganisointeja ja toimielinten asiakirjoja.

Siksi asiakkaani tietävät, että ymmärrän arjen, termistön, aikataulut ja vastuut myös sisältä päin. Tämä yhdistelmä – pitkä käytännön kokemus ja sivutoimisen yrittäjän ketteryys – tekee työstäni vaikuttavaa.

Yhteenveto: kuka minä olen

Olen kehittämisorientoitunut hallinnon ja tiedonhallinnan asiantuntija, joka yhdistää syvän kuntahallinnon osaamisen ja yrittäjän energisen ote. Työssäni yhdistyvät järjestelmällisyys ja inhimillisyys, rakenteiden ymmärrys ja uudistamisen halu.

Kun teen työtä sivutoimisena yrittäjänä, tuon kunnille ja muille organisaatioille sen, mitä harvoin löytyy yhden henkilön osaamisena: vuosikymmenten kokemus päätöksenteon ja tiedonhallinnan ytimestä sekä moderni, ketterä ja innostava ote kehittämiseen.

Olen kouluttamassa 21.4.2026 klo 9-11 aiheena: Kirjaaminen kuntoon

Katso tarkemmin linkistä ja ilmoittaudu

Kirjaaminen kuntoon – käytännön vinkkejä arjen työhön 21.4.2026 klo 9-11 – Flow Learning Institute

Kerroin heinäkuun lopulla, että tulossa on tiedonohjaukseen liittyvä projekti. Tilaaja on keskisuomalainen kunta, jossa on sähköisen arkiston käyttöönotto tulossa ja sitä varten tarvitaan päivitetty tiedonohjaussuunnitelma.

Tiedonohjauksen päivittämisen projekti alkoi todenteolla vasta syyskuun alussa. Ensin kävimme muutaman projektin järjestäytymiseen liittyvän palaverin ja sitten pääsimme varsinaiseen tiedonohjauksen pariin.

Läpikäytyjä asioita mm.

• Projektin vetäjän ja projektiryhmän määrittelyt – tilaajan puolelta
• Tiedonohjauksen järjestelmät
• Ensimmäisen prosessin läpikäynti aloitettiin tehtävästä, jossa tulee eniten avauksia eli hankintaprosessi.
• Hankintaprosessit jaettiin neljään eri prosessiin alkuvaiheessa: pienhankinnat, kansalliset hankinnat, eu-hankinnat ja suorahankinnat.
• Metatietojen määrittelyvaiheessa vielä em. prosessit jaettiin säilytysajan mukaisesti viiteen eri säilytysaikaan: 10 vuotta, 30 vuotta, 50 vuotta, 75 vuotta ja pysyvästi säilytettäviin.
• Hankintaprosessien määrittelyn jälkeen siirryttiin seuraavaan eniten avauksia tuottavaan prosessiin eli kaavoitusprosessiin.
• Tästä jatketaan.

Uusimpana koulutuksena:

Luottamushenkilön perustietopaketti

Tutustu sisältöön linkistä

Hei

Olin kouluttamassa FLI:llä 2.10.2025 tiedonohjauksen merkityksestä ja sen hyödyntämisestä.

Aiheena oli: Ymmärrä tiedonohjaussuunnitelman strateginen merkitys ja opi hyödyntämään sen koko potentiaali.

Tiedonohjaussuunnitelma (TOS) on paljon enemmän kuin tekninen asiakirja – se on keskeinen osa tiedonhallinnan strategista kokonaisuutta ja hyvän hallinnon toteuttamista. Tässä webinaarissa käsitellään sitä, miksi TOS:lla on väliä koko organisaation toiminnan ohjaamisessa, kehittämisessä ja vastuullisuuden varmistamisessa.

Kenelle?
Webinaari sopi erityisesti sinulle, joka haluat syventää ymmärrystäsi TOS:n merkityksestä organisaation laajemmassa tiedonhallinnan viitekehyksessä – teoriasta käytäntöön.

Palautetta tästä koulutuksesta mm.

Oli todella hienoa, että kouluttajana oli henkilö, jolla oli hyvin käytännönläheinen ote ja vinkkejä otamme kyllä tästä meidän organisaatioon.

Oli tosi hyvä koulutus.