Kerroin heinäkuun lopulla, että tulossa on tiedonohjaukseen liittyvä projekti. Tilaaja on keskisuomalainen kunta, jossa on sähköisen arkiston käyttöönotto tulossa ja sitä varten tarvitaan päivitetty tiedonohjaussuunnitelma.
Tiedonohjauksen päivittämisen projekti alkoi todenteolla vasta syyskuun alussa. Ensin kävimme muutaman projektin järjestäytymiseen liittyvän palaverin ja sitten pääsimme varsinaiseen tiedonohjauksen pariin.
Läpikäytyjä asioita mm.
- Projektin vetäjän ja projektiryhmän määrittelyt – tilaajan puolelta
- Tiedonohjauksen järjestelmät
- Ensimmäisen prosessin läpikäynti aloitettiin tehtävästä, jossa tulee eniten avauksia eli hankintaprosessi.
- Hankintaprosessit jaettiin neljään eri prosessiin alkuvaiheessa: pienhankinnat, kansalliset hankinnat, eu-hankinnat ja suorahankinnat.
- Metatietojen määrittelyvaiheessa vielä em. prosessit jaettiin säilytysajan mukaisesti viiteen eri säilytysaikaan: 10 vuotta, 30 vuotta, 50 vuotta, 75 vuotta ja pysyvästi säilytettäviin.
- Hankintaprosessien määrittelyn jälkeen siirryttiin seuraavaan eniten avauksia tuottavaan prosessiin eli kaavoitusprosessiin.
- Tästä jatketaan.